Резервы отпусков — одна из операций, которую бухгалтеры нередко откладывают или настраивают «на глазок». Между тем неправильное формирование резерва в 1С:ЗУП искажает финансовый результат, а при проверке вызывает вопросы у аудиторов. В этой статье — как работают резервы по отпускам, кто обязан их начислять, какой метод выбрать и как правильно всё настроить в программе.
Что такое резерв отпусков и зачем он нужен
Резерв отпусков — это оценочное обязательство: сумма, которую организация должна будет выплатить сотрудникам за заработанный, но ещё не использованный отпуск. Каждый месяц за каждым сотрудником накапливаются дни отпуска, и компания уже «должна» ему эти деньги, даже если отпуск ещё не наступил.
Логика резерва — равномерно распределить расходы на отпуска в течение года. Без резерва в месяцы массовых отпусков расходы резко растут, а в остальное время кажутся занижены. Резерв устраняет этот перекос: ежемесячно начисляется плановая сумма, а когда сотрудник уходит в отпуск — выплата идёт за счёт уже созданного резерва.
Кто обязан формировать резерв по отпускам
Обязаны начислять резерв
- Все организации, применяющие ПБУ 8/2010 (кроме исключений справа)
- Компании с годовой выручкой свыше 800 млн ₽ или активами свыше 400 млн ₽
- Организации, подлежащие обязательному аудиту
- АО и ПАО вне зависимости от размера
- Предприятия с государственным участием
Вправе не формировать
- Малые предприятия, применяющие упрощённый учёт (ст. 15 №402-ФЗ)
- НКО, применяющие упрощённые способы бухучёта
- ИП — бухгалтерский учёт не ведут
Важно: в налоговом учёте резерв является добровольным (ст. 324.1 НК РФ) и применяется только при методе начисления. Если решили создавать — порядок и процент отчислений нужно закрепить в учётной политике.
Два метода расчёта резервов в 1С:ЗУП
В 1С:ЗУП 3.1 поддерживаются два метода формирования резерва по отпускам. Выбор закрепляется в учётной политике организации.
| Параметр | Нормативный метод | Метод МСФО |
|---|---|---|
| Суть расчёта | Процент от фонда оплаты труда (ФОТ) каждого месяца | Остаток дней отпуска × среднедневной заработок сотрудника |
| Точность | Ориентировочная, по плановым показателям | Высокая — индивидуально по каждому сотруднику |
| Учёт в БУ | Да | Да |
| Учёт в НУ | Да | Нет (только БУ) |
| Кому подходит | Большинству компаний — простой и понятный метод | Организациям с требованием к точному расчёту (МСФО, аудит) |
| Что нужно настроить | % отчислений на отпуска, % взносов | Вид отпусков, периоды для расчёта среднедневного заработка |
Как включить резервы в 1С:ЗУП — пошаговая настройка
Открыть настройки расчёта зарплаты
Перейдите в Настройка → Расчёт зарплаты. Убедитесь, что выбрана нужная организация.
Включить формирование резервов
В разделе «Резервы отпусков» установите флаг Формировать резервы отпусков. Станет доступен выбор метода.
Выбрать метод расчёта
Выберите Нормативный или МСФО. Для нормативного укажите процент отчислений на отпуска и процент страховых взносов с резерва.
Настроить способы отражения
Для каждого подразделения или способа начисления настройте счёт затрат в бухучёте. Обычно это счёт 96 «Резервы предстоящих расходов».
Ввести начальные остатки (если не с начала года)
Если резервы вводятся не с января — нужно внести начальные остатки через специальный документ ввода остатков в разделе Зарплата → Сервис.
Документ «Резервы по оплате труда»
Ежемесячный расчёт резерва выполняется документом «Резервы по оплате труда» в разделе Зарплата.
Порядок создания важен: документ «Резервы по оплате труда» должен создаваться последним — после расчёта всей зарплаты за месяц и формирования документа «Отражение зарплаты в бухучёте». Иначе суммы резерва будут рассчитаны некорректно.
Документ содержит несколько вкладок:
Начисления
Итоговые суммы резерва по сотрудникам и данные для расчёта (зависит от выбранного метода)
Взносы
Суммы страховых взносов на резерв: процент взносов и взносов на травматизм по каждому сотруднику
Расчёт обязательств
Детальный расчёт по каждому сотруднику: исчислено, накоплено, зачтено — отдельно по резерву и взносам
Обязательства по сотрудникам
Итоги в разрезе сотрудников, подразделений и способов отражения. Используется для проверки сумм
Обязательства (сводно)
Итоги в разрезе подразделений и способов отражения — эти данные передаются в бухгалтерию для проводок
Инвентаризация резерва отпусков
По законодательству инвентаризация оценочных обязательств проводится обязательно в конце года. В 1С:ЗУП это делается тем же документом «Резервы по оплате труда», но с видом операции «Инвентаризация».
Порядок:
- Сначала начислите декабрьский резерв обычным документом
- Создайте новый документ «Резервы по оплате труда» с видом «Инвентаризация»
- Нажмите кнопку «Заполнить» — программа автоматически сравнит накопленные резервы с реальными остатками отпусков по каждому сотруднику
- Если накопленный резерв больше обязательства — излишек списывается в доходы
- Если накопленного резерва недостаточно — резерв доначисляется
Инвентаризация в 1С:ЗУП всегда выполняется по методу МСФО — вне зависимости от того, какой метод используется для ежемесячного начисления. Это соответствует требованиям ПБУ 8/2010 об уточнении оценочных обязательств.
Списание резерва при выплате отпусков
Когда сотрудник уходит в отпуск, сумма начисленных отпускных списывается за счёт ранее созданного резерва — расходов текущего периода в учёте не возникает. В 1С:ЗУП это происходит автоматически при проведении документа «Отпуск».
Резерв также списывается при увольнении сотрудника — когда начисляется компенсация за неиспользованный отпуск. Если накопленного резерва не хватает, разница отражается как расходы периода.
Отчёты по резервам в 1С:ЗУП
Для контроля резервов используйте встроенные отчёты в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате:
- Остатки и обороты резервов по оплате труда — показывает накопленные суммы, использованные отпуска и остатки на конец периода по каждому сотруднику или подразделению
- Движения резервов по видам — анализ в разрезе видов резерва (ежегодный отпуск, вознаграждение за выслугу лет и т.д.)
В отчётах можно фильтровать по периоду, подразделению, виду резерва. Данные удобно использовать для сверки с бухгалтерским учётом — счётом 96 в 1С:Бухгалтерии.
Часто задаваемые вопросы
Нужна помощь с настройкой резервов в 1С:ЗУП?
Специалисты «Раздолья» настроят метод расчёта, проверят корректность текущих данных и помогут разобраться со сложными случаями — увольнение с большим остатком, переход на другой метод, инвентаризация.
Купить 1С:ЗУП Получить консультацию
